Sana

Die 2020er Jahre haben eine Vielzahl an Herausforderungen mit sich gebracht und damit einige Veränderungen bewirkt, wie beispiesweise  verschärfter Kostendruck, gesetzliche Vorgaben oder neue Qualitätsanforderungen der Krankenhäuser, welche zum Großteil den Gesundheitsbereich betroffen haben. Davon ist auch nicht die Supply Chain und Disposition der Sana Einkauf & Logistik GmbH verschont geblieben. Neben der Sicherstellung der Patientenversorgung, wurden sie auch mit angespannten Lieferketten und neuen gesetzlichen Vorgaben konfrontiert, wie etwa dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder der Medizinprodukteverordnung. Doch wie können in dieser Branche Effizienz und Qualität sichergestellt werden? 

Die Sana Einkauf & Logistik GmbH hat gemeinsam mit Processand ein Vorzeigeprojekt umgesetzt. Die rund 60 Einrichtungen des Konzerns, aber auch weitere Kunden, profitieren heute von den vielfältigen Vorteilen des  Process Minings für Einkauf und Logistik – und die Umsetzung weitererProjekte ist geplant.

Strategischer Klinikeinkauf, operative Beschaffung, Lagerhaltung und Logistik sowie die bundesweite Krankenhausvollversorgung: 
Die Sana Einkauf & Logistik GmbH ist der einzige Dienstleister in Deutschland, der Gesundheitseinrichtungen die komplette Versorgung aus einer Hand anbieten kann. Rund 225 engagierte Mitarbeiter*innen sind in dem führenden Dienstleistungsunternehmen der Sana Kliniken AG tätig. Sie verhandeln ein Umsatzvolumen von über 3,3 Mrd. Euro jährlich

Die Sana Einkauf & Logistik GmbH gewährleistet als Dienstleister eine verlässliche Verfügbarkeit von Medizinprodukten und Arzneimitteln für Gesundheitseinrichtungen – von Kliniken bis hin zu medizinischen Versorgungszentren. Das kontinuierliche Wachstum des Konzerns ließ diese Aufgabe beständig größer werden. Die veränderte Markt- und Liefersituation brachte zusätzliche Herausforderungen.

Die Disposition bei Sana baut unter anderem auf eine umfassende SAP-Lösung, ergänzt mit maßgeschneiderten Tools. Das funktionierte zunächst gut: Viele relevante Informationen waren dort erfasst, aber leider fehlte der Gesamtüberblick. Daten mussten an unterschiedlichen Stellen aus dem ERP-System gezogen und Reports zeitintensiv – wie auch fehleranfällig – in Excel erstellt werden. Durch die Vielzahl an Reports aus unterschiedlichen Datenquellen floss viel Zeit in die Aufbereitung der Daten anstelle einer Analyse, bspw. zur Bestandsbewertung oder Verzögerungen im Beschaffungsprozess.

Annekatrin Steudel, Leitung Disposition bei Sana Einkauf & Logistik, wünschte sich ein Ampelsystem, das ihr dieses Controlling erleichtern sollte:

„Mit einer Mischung aus Erfahrung und Bauchgefühl haben wir das operative Tagesgeschäft sichergestellt, aber wir wollten mehr – nämlich den stets aktuellen Überblick über Prozesse und steuerungsrelevante Kennzahlen und damit die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen und bereits im Vorfeld anzugehen.“
Annekatrin Steudel, Leitung Disposition bei Sana Einkauf & Logistik
 

Die Pandemie und die damit verbundenen massiv gestörten Lieferketten brachte die Notwendigkeit schnell reagieren zu können noch stärker in den Fokus. Transparenz und eine schnelle Verarbeitung der vielen Datenzeilen sowie eine gut verständliche Darstellung der Datenanalysen war das Gebot der Stunde.

Besonders bei der Auswertung von Massendatenbewegungen stieß die Disposition bei Sana an Machbarkeitsgrenzen. Zusätzliche Arbeitsbelastung durch erhöhtes Beschaffungs- und Rückstands-management führte zu einem Kapazitätsengpass in der Abteilung, der dringend beseitigt werden musste.

Im Jahr 2021 entschied der Konzern, die Process Mining Technologie von Celonis einzusetzen und wurde Anfang 2022 um die Materialsteuerung erweitert. Die Projektleitung unterlag Marajke Moser, Beraterin für Business Process Management bei Sana Einkauf & Logistik, in Zusammenarbeit mit Annekatrin Steudel, der Fachbereichsleitung für die Disposition. Die technische Implementierung der Celonis Softwarelösung wurde Processand anvertraut, einem Implementierungs- und Beratungs-unternehmen, das funktionsübergreifend an Data Analytics-Fragestellungen arbeitet.

„Wir hatten hochgesteckte Ziele, die wir in kürzester Zeit umsetzen wollten. Da lag es nahe, einen zuverlässigen Partner wie Processand mit ins Boot zu nehmen. Mit deren Erfahrung fließt nicht nur ein anderer Blickwinkel in das Projekt mit ein, sondern wir profitieren auch von ihrer Expertise aus anderen Branchen.“ 
Marajke Moser, Consultant Business Process Management bei Sana Einkauf & Logistik GmbH

Bevor es an die Implementierung ging, entwickelte das Projektteam der Sana Einkauf & Logistik intern ein Konzept und Mock-ups, die Processand im zweiten Schritt technisch umsetzte. Die Zusammenarbeit beider Partner erstreckte sich entlang des Prozesses und war von inspirierendem Austausch geprägt. Dabei wurden die Fragestellungen und die Expertise der Fachbereiche berücksichtigt. 

Bei dem klassischen Dispositionsprozess liegt der Fokus auf der Planung und Organisation von Ressourcen und verfolgt das Ziel, dass alle benötigten Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Mit Hilfe von Processand konnten die dafür relevanten Massedaten grafisch aufbereitet in Dashboards abgebildet und mit einem Ampelsystem versehen werden. Mit diesem Werkzeug ist der Fachbereich nun fähig, Fragestellungen zeiteffizient zu beantworten, z.B. wie Lagerbevorratung im wirtschaftlichen Einklang mit Versorgungssicherheit gebracht oder Veränderungen im Verbrauchsverhalten der Kunden identifiziert  werden kann. Im Ergebnis: Liefersituation, Warenverfügbarkeit und Kundenverbrauchsverhalten auf einen Blick – eine deutliche Arbeitserleichterung. 

„Wir haben - dank Process Mining – jetzt Transparenz auf Knopfdruck. Wir sehen täglich Qualitätsverbesserungen und können so kontinuierlich an unseren Prozessen arbeiten.“ 
Annekatrin Steudel, Leitung Disposition bei Sana Einkauf &Logistik

Durch die Verarbeitung und Darstellung in Dashboards werden fehlerhafte Einstellungen und Dateninkonsistenzen sichtbar und die Prozesse dahinter korrigierbar. Die nachhaltige Sicherung von Prozessen wird durch die Identifizierung der Ursachen von Fehlern ermöglicht. Dank Celonis gelingt es ihnen sogar teilweise, Fehler zu vermeiden, noch bevor sie auftreten.

Einige Vorteile auf einen Blick:
 

• Volle Transparenz: Darstellung der Korrelation, welche Artikel in welchem Lager verfügbar sind, welche Kundenaufträge offen sind, wie Lieferanten performen oder wo es Engpässe gibt. 
• Flexible Auswertung: Mit wenigen Klicks können vielfätige Massedaten angezeigt und mittels ansprechender Visualisierung effizient miteinander verglichen werden. 
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Schnelles Nachsteuern von Dispositionsparamtern zur wirtschaftlichen Lagerhaltung aufgrund einfacher Korrelation von Bestellverhalten/ durchschnittlichen Lieferzeiten/ Reichweiten und Bevorratungsgrad.
• Tagesaktuelles Risikomanagement: Kritische Lagerbestände werden schnell identifiziert und ermöglichen eine zielgerichtete Steuerung und Vermeidung von Versorgungsengpässen oder Überbeständen.

„Unsere Lösung deckt eine Vielzahl von Dispositionsaspekten ab, denn sie verknüpft Lagerdaten mit Einkaufs- und Verkaufsdaten. Darunter fallen die Lagerbestände und Lagerwertentwicklungen, die Reichweite, die Evaluierung des Sicherheitsbestandes und die Optimierung von Umlagerungspotenzialen aufgrund unterschiedlicher Standortbedarfe.” 
Julian Sölderer, Data Scientist bei Processand

Mit Celonis ist es gelungen, Transparenz zu schaffen, Datenflüsse und Prozesse darzustellen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Das erste Ziel – die Prozesse der Abteilung schlank und agil zu führen – wurde schon weitgehend umgesetzt. Durch die Transparenz und das Arbeiten auf Knopfdruck ist man agil genug, sich im Wachstums- und Veränderungsdruck zu behaupten. Schon heute erleichtern viele Maßnahmen dem Team die Arbeit. Und doch ist noch einiges in Planung.

„Sana geht hier als Pionier der Gesundheitsbranche mit voran. Das wirklich Innovative ist, dass mithilfe von Process Mining mehrdimensionale datengestützte Analysen tagesaktuell durchgeführt werden und die Verantwortlichen datenbasierte Entscheidungen treffen können.” 
Simeon Block, Senior Business Process Consultant bei Processand

Der nächste Schritt zielt auf eine komplette Verfolgung der Warenflüsse ab: von der Bestellung „auf Station“ bis hin zur Lieferung. Zur Homogenisierung von Bestellverhalten und Lagerhaltung sowie der Optimierung von Dateninkonsistenzen soll der bestehende Use Case mit dem Use Case der Modulversorgung verknüpft werden. Diese Verknüpfung soll dabei helfen, das Portfolio über alle Sana Kliniken hinweg zu straffen, ähnliche Produkte zu erkennen und das Sortiment zu vereinheitlichen und generell Schnittstellen im Unternehmen zu verbinden.

Doch Annekatrin Steudel denkt noch weiter voraus: Sie plant die Umsetzung eines Control Towers, der ein zielgenaues Rückstandsmanagement ermöglicht. Hierfür sollen unterschiedlichen Datenquellen verknüpft, in einem transparenten Dashboard mit Ampelfunktion visualisiert und priorisiert werden, um eine effiziente Workflowsteuerung im Team ermöglichen zu können. Damit werden proaktive Handlungen maximiert, um Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu wissen. 

Damit ist Sana Einkauf &Logistik auf dem besten Wege, in Sachen Wirtschaftlichkeit und Prozess-Effizienz einen branchenweiten Maßstab zu setzen.

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