Deutsche Bahn AG optimiert ihren Purchase-to-Pay-Prozess über organisatorische Silos hinweg
Herausforderung
Als systemrelevanter, öffentlicher Konzern ist es für den Einkauf der DB entscheidend alle internen Bedarfe wirtschaftlich, zeitgerecht und regelkonform zu gewährleisten.
Zielbild
Ziel der DB ist es durch schlanke Geschäftsprozesse die größtmögliche Unternehmensperformance sicher zu stellen. In der Beschaffung stellt die Grundsatzabteilung die Richtlinien auf, um effiziente und schlanke Prozesse – von Sourcing und operativem Einkauf bis zur Buchhaltung - zu garantieren. Eine kontinuierliche Analyse und Überwachung der Prozesse durch Celonis ermöglicht es datengetrieben eine nachhaltige Prozessoptimierung zu betreiben.
Ergebnis
- Monitoring der relevanten Prozessbereiche für eine bereichsübergreifende Optimierung
- Aufbau interner und externer Performancekennzahlen
- Unterstützung der Konzernbeschaffung durch datenbasierte Fokusanalysen
- Etablierung zentrales Center of Excellence im Einkauf
Über Deutsche Bahn
Als eines der größten deutschen Unternehmen mit mehr als 300.000 Mitarbeitern kämpft die Deutsche Bahn AG (DB) mit ganz eigenen Herausforderungen in der Beschaffung. Der Einkauf der DB beschafft vom Bleistift bis zum ICE, von der Speditionsleistung bis zum Bauprojekt und ist damit ein Spiegelbild der Volkswirtschaft Deutschlands. Der Einkauf ist bekannt für seine Savings-Orientierung, Innovationskraft und datengetriebene Selbstoptimierung.
Process Mining zur Performancesteigerung in der Beschaffung
Die Abteilung Strategie und Projekte Beschaffung fungiert als zentrale strategische Instanz in der Beschaffung der DB sowie als Schnellboot für innovative und erfolgsgetriebene Initiativen. Hauptaufgabe ist die kontinuierliche strategische Weiterentwicklung der Beschaffung der DB ebenso wie eine Leitfunktion in Verhandlungen von besonderer strategischer Relevanz.
Die DB setzt Process Mining zur Schaffung von Prozesstransparenz und zum laufenden Monitoring spezifischer Prozessbereiche ein. Dadurch werden konkrete Optimierungsmaßnahmen angestoßen und mit Zahlen und faktenbasierten Entscheidungsgrundlagen unterstützt.
Processand begleitet die Deutsche Bahn seit 2017 in ihrer Process Mining Initiative. Thomas Kerschbaumer, Head of Delivery bei Processand, führt an: “Die Abteilung unter Herrn Erik Steinort zeichnet sich durch eine äußerst detail- und erfolgsorientierte aber gleichzeitig auch pragmatische Arbeitsweise aus. Es herrscht ein selbstkritisches Optimierungsstreben und die Offenheit, im Sinne des Konzernvorteils, gefestigte Strukturen aufzubrechen. Dies ist die perfekte Mischung einer optimierungsgetriebenen Organisationseinheit“.
Konkrete Analyseschwerpunkte zur nachhaltigen Prozessoptimierung
In der langjährigen Partnerschaft zwischen der DB und Processand wurde eine Vielzahl and Optimierungspotentialen aufgedeckt. Die im folgenden beschriebenen Use Cases zeigen einen Ausschnitt dieser Sammlung.
1. Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen finden sich im Stammsatz des Lieferanten, im Rahmenvertrag, in der Bestellung sowie auf der Rechnung. Stimmen diese Zahlungsbedingungen nicht überein, kann sich dies finanziell negativ auswirken. Ein Monitoring stellt dar, wo es Zahlungsbedingungsabweichungen gibt und welche Bestellungen/Lieferanten vom Problem betroffen sind.
Ansatz
Die DB hat mit Unterstützung des Vorstands eine Anzahl an präferierten Zahlungsbedingungen festgelegt, die seit Einführung bei jedem Lieferanten Anwendung finden muss.
2. Maverick Buying
Rechnungen ohne Bestellbezug sind bei der DB im Regelfall unerwünscht und sollen durch eine ordnungsgemäße Beschaffung ersetzt werden. Dafür sind unter anderem folgende Gründe ausschlaggebend:
- Die Stärken des Einkaufs können nicht genutzt werden, wenn Bestellungen am Einkauf vorbei getätigt werden. Beispielsweise erzielt der Einkauf häufig bessere Preise durch spezielle Verhandlungstechniken und Bündelung von Bedarfen.
- Das Risiko doppelt bezahlter Rechnungen ist im Vergleich zu ordnungsgemäßer Beschaffung deutlich erhöht.
- Die Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug verursacht hohen Zusatzaufwand.
Ansatz
Mit Celonis Process Mining kann genau erhoben werden, in welchem Bereich die Maverick Buying Quote ausschlägt. Dadurch können proaktiv, aber auch kontinuierlich Enablement- und Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden.
3. Wareneingangsbuchung
Die Deutsche Bahn ist als größter Deutscher Logistikkonzern weltweit vertreten. Dadurch gibt es eine Vielzahl an Fachabteilungen, die Waren empfangen und den Wareneingang buchen müssen.
Die Herausforderung liegt darin, dass die Verbuchung des Wareneingangs im SAP System kurzfristig nach physischer Annahme der Ware stattfinden muss. Besteht ein zeitlicher Versatz kann dies zu weitreichenden negativen Konsequenzen in der Buchhaltung führen. Rechnungen ohne gebuchten Wareneingang können vom Shared Service Center (SSC) nicht zur Zahlung freigegeben werden. Zahlsperren und vermeidbare Nachforschungen seitens des SSC führen zu hohen manuellen Aufwänden und potenziell zu Skontoverlusten.
Ansatz
Ein Performance Benchmark der Durchlaufzeit von Wareneingang bis Buchung des Wareneingangs erlaubt es, die betroffenen Bereiche regelmäßig zu sensibilisieren und die Konsequenzen einer verspäteten Buchung aufzuzeigen.
4. Bestellanforderungstourismus
Basierend auf den relevanten Rahmeninformationen (u.a. Materialgruppe, Lieferant, Bestellwert) wird eine Bestellanforderung der zuständigen Einkäufergruppe zugeordnet.
Sind Informationen der Bestellanforderung nicht eindeutig oder nicht korrekt wird die systemische Zuweisung der Bestellanforderung nicht korrekt durchgeführt. Als Konsequenz ist die Bestellanforderung der falschen Einkäufergruppe zugeordnet und muss von dieser an den korrekten Adressaten weitergeleitet werden. Diese Ineffizienz führt zu Verzögerungen im Einkaufsprozess und vermeidbaren manuellen Aufwänden.
Ansatz
Innerhalb Celonis wurde der BANF Prozess rekonstruiert. Ineffiziente Schleifen und Ping-Pong Effekte werden ersichtlich. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis darüber, warum BANFen nicht korrekt zugewiesen werden und erlaubt es auf die betroffenen Bedarfsträger zuzugehen.
Ergebnis
Ein End-to-End Prozess welcher die organisatorischen Silos nicht kennt
Herr Dr. Patrick Grohmann, welcher die Process Mining Initiative aus fachlicher Sicht leitet, merkt an: "Das Schöne an Process Mining ist, dass der End-to-End Prozess keinerlei fachliche und strukturelle Grenzen kennt. Dadurch bringen wir den strategischen und operativen Einkauf, die Buchhaltung sowie die Beschaffungsfunktionen der Tochtergesellschaften an einem Tisch und können daten- und faktenbasiert Lösungsansätze finden. Wir erkennen auch, welche Aktivitäten eines Fachbereichs Auswirkungen auf andere haben“.
Die Deutsche Bahn hat das Thema Celonis Process Mining im strategischen Einkauf erfolgreich verankert. Dieses Center of Excellence um das Team von Herrn Dr. Patrick Grohmann und Herrn Rainer Prüfig dient als konzernweite Anlaufstelle für Bedarfsträger. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Best Practices aber auch datengetriebene Erkenntnisse konzernweit Anwendung finden.
Über Processand
Das Münchner Beratungshaus mit Zweigstellen in den USA (Austin) und Tschechien (Prag) ist auf Process Mining, BI und Advanced Analytics spezialisiert. Heute ist Processand eine der führenden Process Mining Beratungen weltweit und betreut Unternehmen in ihren langfristigen Process Mining Initiativen. Im Vordergrund steht dabei jeweils die Operationalisierung datengetriebener Erkenntnisse und die Schaffung einer Faktenbasis für strategische Entscheidungen.
