RATIONAL

Wer hin und wieder außer Haus isst, kommt an RATIONAL-Küchengeräten nicht vorbei. Denn täglich werden weltweit 140 Millionen Speisen darin zubereitet – zum Beispiel in Combi-Dämpfern, von denen das Unternehmen bis dato eine Millionen Stück produziert hat. Innerhalb von nur 46 Jahren baute die RATIONAL AG 31 Tochtergesellschaften auf, die in den 120 wichtigsten Märkten der Welt große Gewerbeküchen beliefern.

Das beeindruckende Wachstum fundiert auf einem klaren Grundsatz: RATIONAL richtet sich konsequent an Kundenzufriedenheit und Kundennutzen aus. Wer so stetig wächst wie RATIONAL und seinen Kunden langfristig eine reibungslose Erfahrung bieten will, kann das nur durch effiziente interne Prozesse tun. Und diese erfordern Transparenz und das ständige Bestreben, Ineffizienzen aufzudecken und zu beheben.

Fehlende Transparenz im Order-to-Cash Prozess

Als Teil Ihrer Sales Excellence Initiative hat sich RATIONAL als Ziel gesetzt die Effizienz im Order-to-Cash Prozess zu steigern, die Durchlaufzeit zu reduzieren und dadurch den Kundennutzen zu steigern. Zu Beginn dieser Initiative wurden zunächst die bestehenden Prozessschritte dokumentiert. Frau Gebhart, wurde mit dieser Aufgabe betraut und berichtet: "Gemeinsam mit den Tochtergesellschaften weltweit habe ich alle Prozesse in der Auftragsbearbeitung abgestimmt und dokumentiert und in einer Prozesslandkarte zusammengefasst.” - Michaela Gebhart, Data Analyst, Rational AG. Das Ergebnis war eine statische Übersicht Sollprozesse. "Im Rahmen von Prozess-Optimierungs-Workshops wurden uns dann die Augen geöffnet: Die Dokumentation war gut, doch die gelebte Realität war eine andere.” - Martina Biegler, Director Global Customer Service Operations, Rational AG.

Process Mining mit dem Celonis EMS und Unterstützung durch Processand

Die Auswahl eines geeigneten Tools war schnell abgeschlossen: RATIONAL entschied sich für Celonis und gehört zu den ersten Kunden, die die Software vollständig als Cloud-Anwendung nutzten. Für die initiale Implementierung von Celonis entschied RATIONAL sich für Processand als Implementierungspartner. "Celonis stellte uns drei mögliche Implementierungspartner vor. […] Nach dem ersten Gespräch mit Herrn Kerschbaumer waren wir uns einig: Processand passt sowohl fachlich als auch persönlich sehr gut zu uns.” – Michaela Gebhart.

Die initiale Implementierung von Celonis durch Processand umfasste

• Anbindung an das SAP-Syste
• Installation von Datenextraktore
• Datentransformation der relevanten Tabelle
• Erstellung des Datenmodell
• Aufsetzen erster Basisanalysen und KPIs

Doch mit der reinen Implementierung war es nicht getan. RATIONAL profitierte schnell von verbesserter Prozesstransparenz, ersten Analysen und klar definierten Prozess-KPIs, doch der spannende Teil der Zusammenarbeit begann nach der Implementierung. Frau Gebhart erklärt: "Daten zu haben ist gut, aber man muss diese auch richtig interpretieren können: Welche Kennzahlen zeigen mir wie gut ein Prozess ist und wo er verbessert werden muss? Die Verbindungen zwischen den erhobenen Daten zu erkennen – darin hat Processand uns enorm unterstützt.” Daher ergänzt Processand die technische Implementierung durch seine Beratungsdienstleistung. Anstatt Prozesse nur zu dokumentieren und Analyse- Dashboards aufzusetzen, helfen die Consultants und Data Scientists bei der Interpretation dieser Daten. Nur so lassen sich Entscheidungen ableiten, die einen Mehrwert für das Unternehmen bieten. "Celonis bietet ein mächtiges Analysewerkzeug. Doch manchmal schauen wir auf die Zahlen und können die Punkte nicht verbinden, obwohl wir mit den Prozessen arbeiten. Wie Processand die Daten betrachtet und interpretiert, ist eine enorme Unterstützung.” - Martina Biegler

RATIONAL überwacht seinen Freigabe Workflow, nimmt die Vergabe von Sonderkonditionen unter die Lupe und verwendet diverse Alerts, um proaktiv Fehler zu vermeiden

Der Freigabe-Workflow

Ein Beispiel für einen mit Processand und Celonis abgebildeten Prozess war der Freigabe-Workflow für gesperrte Belege. "Wir hatten einen systemischen Workflow eingeführt und wollten herausfinden, wie dieser in der Realität wirklich abläuft. Aufgrund der hohen Komplexität des Freigabeprozesses wäre eine Prozessanalyse ohne die Unterstützung von Processand nicht möglich gewesen. Mit Hilfe der Analyse können wir die Nutzung des Workflows und die Durchlaufzeit nachverfolgen und zielgerichtete Maßnahmen, wie Schulungen, Systemanpassungen, etc., ableiten.“

Durch die Analyse konnte die Durchlaufzeit der Freigaben um 40% reduziert werden. RATIONAL verzeichnet mittlerweile eine Nutzungsquote der vorgegeben Freigabe-Workflows von über 90%.

Die Sonderkonditionen-Analyse

Auch die Vergabe von Konditionen und Sonderkonditionen hat den Prozess verlangsamt und bedurfte einer genaueren Analyse. Processand hat hierfür eine sehr aussagekräftige Analyse erstellt. Zum Beispiel konnten Verhaltensmuster bei der systemischen Eingabe von Sonderkonditionen entdeckt werden, die sich in einigen Organisationen entwickelt hatten und so nicht vorgesehen waren. Durch die gewonnene Transparenz konnte an effizienten Lösungen gearbeitet werden, wie zum Beispiel systemischen Anpassungen oder neuen Vorgaben. Ein weiteres Beispiel derwertgetriebenen Zusammenarbeit war die Einrichtung von proaktiven Mitteilungen über das Celonis EMS bei fehlenden Auftragsinformationen, die zur Mehraufwand führen.

RATIONAL arbeitet intensiv mit Celonis und verlässt sich auch in Zukunft auf die Kompetenz von Processand

Auch in Zukunft wird Processand RATIONAL bei Themen wie Datenmodell- Anpassungen, Datentransformationen oder bei der Realisierung anspruchsvoller Use Cases unterstützen. "Wenn es um die Unterstützung bei komplexeren Themen geht, kann ich mich einfach mit Processand in Verbindung setzen – eine pragmatische und direkte Zusammenarbeit hilft uns, effektiv voranzukommen.” –Michaela Gebhart.

Auch Martina Biegler berichtet: "Es ist angenehm, auf die Kollegen von Processand zuzugehen. Aufgrund des tiefen Prozesswissens versteht Processand unsere Anforderungen auf Anhieb, setzt diese über den Tellerrand hinaus um und oft bieten die Analysen mehr Erkenntnisse als wir für möglich gehalten haben.” Auf die Frage, ob RATIONAL die Zusammenarbeit mit Processand weiterempfehlen kann, müssen beide Interviewpartnerinnen nicht lange überlegen: "Wir arbeiten auch zukünftig sehr gerne mit Processand zusammen und würden auch anderen Unternehmen Processand als Ansprechpartner empfehlen.”

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