ENERVIE - Meter to Cash

Die ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG ist der Unternehmensverbund der Mark-E Aktiengesellschaft, der Stadtwerke Lüdenscheid GmbH und der ENERVIE Vernetzt GmbH im südlichen Nordrhein-Westfalen. Für die Versorgung der rund 400.000 Kunden und Energiehandelspartner liefert die ENERVIE Gruppe Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser. Damit gehört die ENERVIE zu den größten unabhängigen Energiedienstleistern mit Eigenerzeugung in Nordrhein-Westfalen und steht auch bundesweit für effiziente Energielösungen.

Im zweiten Schritt stand das Herzstück der Energiewirtschaft im Fokus – der Meter-to-Cash (M2C)-Prozess, der das Ablesen des Energiezählers über die Abrechnung bis zum Zahlungseingang umfasst. Eine effiziente und fehlerfreie Abwicklung ist für Energiedienstleister wie die Unternehmen der ENERVIE Gruppe essenziell. Gleichzeitig ist gerade dieser Prozess höchst komplex, da viele interne und externe Stakeholder daran beteiligt sind. Da ist zum einen ENERVIE Vernetzt als Verteilnetzbetreiber (VNB), der das Netz zur Verfügung stellt. Die Stromanbieter Mark-E und Stadtwerke Lüdenscheid sind wiederum für die Belieferung der Kunden verantwortlich. Und der Messstellenbetreiber (MSB), der auch bei ENERVIE Vernetzt angesiedelt ist, kümmert sich schließlich um Einbau, Betrieb, Ablesung und Wartung der Zähler sowie die eigentliche Messung.

Der Prozess ist stark von der EU und der Bundesnetzagentur reguliert, die die Kommunikation der verschiedenen Martkteilnehmer und Dienstleister standardisieren. Eigentlich eine Chance, weil vieles leicht automatisiert werden könnte. Doch die Regularien ändern sich regelmäßig und stellen Unternehmen wie ENERVIE vor große Herausforderungen. Datenmigrationen, Systemumstellungen und immer neue Anpassungen sorgen für Schiefstände in den vielen Systemen, die sich negativ auf den gesamten M2C-Prozess auswirken.

Der Soll-Prozess ist recht einfach. Eine Anlage muss erst abgelesen, dann fakturiert und schließlich korrekt verbucht werden. "Es kann also an drei Punkten haken: bei der Ablesung, bei der Rechnungsstellung und bei der Buchung,” erklärt Steffen Pohl, Data Scientist bei Processand. "Wir wollten dort ansetzen und herausfinden, was schief geht.” Ein typisches Szenario: Die Zähler einer Anlage werden zwar korrekt abgelesen, aber es kann keine gültige Abrechnung erzeugt werden. Hierfür wurden mehrere Ursachen, in der Prozessanalyse gefunden. Für ENERVIE Vernetzt bedeutet das einen hohen finanziellen Schaden, der eine lange Kette von fehlerhaften Prozessen auslöst. Denn kann ein Zähler in einem Jahr nicht abgerechnet werden, setzt sich das in den Folgejahren fort– auch dann, wenn der Prozess zuletzt korrekt verlaufen ist.

"Wir wussten, dass etwas nicht stimmt, aber wir konnten nicht sagen, was es war. Wir konnten die Probleme weder benennen noch quantifizieren.” So beschreibt ENERVIE-Digitalisierungs-experte Jannis Nacke die Ausgangssituation. Auf die Einzelfälle gesehen waren die Probleme zwar überschaubar. Eine manuelle Auswertung scheiterte aber an der großen Datenmenge – allein für die vergangenen anderthalb Jahre mussten über eine Million Ablesebelege analysiert werden.

Interview mit den Digitalisierungsexperten Jannis Nacke und Max Aberman, Kompetenzzentrum Digitalisierung der ENERVIE Gruppe

Wie ist das Kompetenzzentrum Digitalisierung für den Unternehmensverbund entstanden?

Nacke: Das Thema Digitalisierung wurde seitens der ENERVIE Gruppe schon früh vorangetrieben. Bereits 2018 wurde das Kompetenzzentrum Digitalisierung geschaffen, um kleinere Projekte im Bereich Dokumentenmanagement und Robotic Process Automation zu betreuen. Parallel dazu startete im Jahr 2020 das Pilotprojekt mit Celonis Process Mining im Einkauf – damals noch aus dem Fachbereich heraus. Das Potenzial dieser einzigartigen Technologie wurde schnell erkannt und auch auf andere Unternehmensbereiche ausgeweitet. Heute wird das Thema Celonis Process Mining zentral vom Kompetenzzentrum gesteuert, weil wir es als enormen Hebel in unserer Digitalisierungsstrategie wahrnehmen.

Welche Aufgabe hat das Kompetenzzentrum bei Process Mining Projekten?

Aberman: Wir sind die Schnittstelle zwischen den Fachbereichen bzw. Tochtergesellschaften und den Data Scientists von Processand. Für beide Seiten sind wir die ersten Ansprechpartner für dieses Projekt, koordinieren die Akteure, organisieren Workshops und führen Schulungen durch. Kleine Anpassungen am Tool nehmen wir selbst vor, die größeren Themen kommunizieren wir an Processand. Gemeinsam mit den Fachbereichen schauen wir uns Analysen an und leiten daraus Maßnahmen ab. 

Nacke: Wir leisten auch viel Aufklärungsarbeit und nehmen den Teams die Angst vor dem mächtigen Instrument Celonis Process Mining. Wir agieren wie Berater, da wir den Prozess zu Beginn selbst gar nicht kennen. Wichtig ist uns auch, dass die Kollegen uns nicht als Revision oder Kontrollgremium wahrnehmen. Wir möchten zuerst die Probleme identifizieren, kommunizieren und gemeinsam mit dem Teams Lösungen erarbeiten.

Wie geht es im Bereich Process Mining bei der ENERVIE Gruppe weiter?

Aberman: Unsere Vision im Kompetenzzentrum Digitalisierung ist: „Weg vom Reagieren. Hin zum Agieren. Raum für Wertschöpfung schaffen.“ Processand hat in der Value Creation-Phase wichtige Impulse gegeben – jetzt sind wir an der Reihe diese voranzutreiben. Im Sinne des „Continuous Improvement“ veranstalten wir regelmäßig Workshops mit den Kollegen beim VNB und MSB. Unser Ziel ist es, die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Nacke: Wir möchten die Fachabteilungen und einzelnen Teams so weit bringen, dass sie selbstständig mit dem Tool arbeiten können. Momentan unterstützen wir beim Erstellen von Dashboards und Analysen, möchten die Kollegen aber befähigen, das zukünftig auch selbst zu tun. Wir wollen dafür sorgen, dass digitale Technologien nicht nur in Projektteams stattfinden, sondern ihr volles Potenzial auch im Alltagsgeschäft zum Tragen kommt.

Aberman: Celonis Process Mining ist aber nur ein Teil unserer Arbeit. Wir versuchen, über Abteilungsgrenzen hinweg Synergien zu schaffen und aus erfolgreichen Projekten zu lernen. Dabei suchen wir proaktiv nach Potenzialen und evaluieren neue, digitale Technologien, die für die ENERVIE Gruppe Mehrwerte schaffen könnten.

Was macht die ENERVIE und ihre Tochtergesellschaften zum digitalen Vorreiter?

Nacke: Das Kompetenzzentrum ist ein entscheidender Treiber der digitalen Transformation. Ich bin der Meinung, dass es ohne solch eine Einheit nicht geht. In vielen anderen Unternehmen wird das oft nebenbei gemacht, aber das Thema Digitalisierung ist schlichtweg zu groß, um es neben dem Tagesgeschäft voranzutreiben. 

Aberman: Wir sind im Branchenvergleich schon sehr weit und möchten das weiter vorantreiben. Auch wenn die Energiebranche im Vergleich zu anderen Industrien nicht ganz so unter Druck steht, möchten wir uns als Vorreiter einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten. Es macht großen Spaß, daran beteiligt zu sein und die richtigen Schritte zu gehen.

Es galt also, die strukturellen Probleme zu erkennen, Fehler zu clustern und Wege zu finden, sie automatisiert und gesammelt zu beheben. Das Projekt startete im März 2021 mit einem von Processand geführten Scoping Workshop. Dabei arbeiteten das Processand Team um Steffen Pohl und Daniel Bucher eng mit Jannis Nacke, Max Aberman und Luzian Wieczorek – dem Team des Kompetenzzentrums Digitalisierung bei der ENERVIE Gruppe – zusammen. Zunächst ging es darum, den IST-Prozess zu verstehen. Processand tauchte tief in den Prozess ein, sprach mit VNB, MSB und Kompetenzzentrum und durchdrang die Schmerzpunkte. 

Die notwendige Transparenz wurde mit Celonis Process Mining geschaffen. Diese analytische Technologie führt alle digitalen Prozessspuren zusammen und visualisiert IST-Prozesse. Unternehmen erhalten eine objektive, datengesteuerte Transparenz über ihre Prozesse. Alle relevanten Daten sind bereits als sogenannte Ereignisprotokolle in den Informationssystemen vorhanden – sie müssen nur genutzt werden. "Es gab bisher keine ‚Single Source of Truth‘ – und die haben wir nun mit Celonis Process Mining geschaffen,” berichtet Pohl. Waren früher zahlreiche Schritte in spezifisches Know-how notwendig, um bestimmte Informationen zu erhalten, sind diese heute leicht zugänglich.

"Mit der Hilfe von Processand konnten wir viele Anwendungsfälle in Celonis abbilden,” sagt Max Aberman. "Innerhalb kürzester Zeit konnten wir genau das sehen, was vorher noch eine komplette Blackbox war." Die Transparenz führte bereits zu ersten Ergebnissen: So konnte das Team Abweichungen vom Soll-Prozess erkennen und mögliche Gründe dafür identifizieren.

Doch Transparenz allein schafft noch keinen Mehrwert. Der größte Meilenstein folgte im August 2021 mit einem Value Creation Workshop. "In dieser Phase fokussieren wir uns auf bestimmte teilen unsere Erfahrungen und identifizieren gemeinsam mit dem Kunden Prozessabweichungen und Ineffizienzen,” erklärt Lead Consultant Daniel Bucher von Processand. An diesem Punkt werden die Prozessfehler erstmals quantifiziert und die finanziellen Auswirkungen für das Unternehmen festgestellt.

Gemeinsam mit dem Team des Kompetenzzentrums Digitalisierung sowie den Experten aus den relevanten Fachbereichen analysierte das Team von Processand häufige Fehlerquellen und immer wiederkehrende Muster – beispielsweise durch fehlende Messwerte oder Probleme mit Lieferscheinen. "Processand hat einige spannende Anwendungsfälle ausgearbeitet und wichtige Impulse gegeben,” berichtet Jannis Nacke. "Dann war es an uns, an den richtigen Stellschrauben zu drehen und die Prozesse zu optimieren.”

Auf Basis der ausgewerteten Daten und Fehlercluster konnten mit Massenkorrekturen schnelle Erfolge erzielt werden. Probleme mit Lieferscheinen wurden gelöst, fehlerhafte Zähler identifiziert und ausgetauscht. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. "Wir konnten die fehlenden Abrechnungen bereits jetzt um etwa ein Drittel minimieren,” freut sich Max Aberman.

Und das ist erst der Anfang. Das Projektteam möchte die Altlasten weiterhin beseitigen, um sauber in die nächsten Jahre starten zu können. In einem anderen Bereich wird bereits an der Automatisierung von Prozessschritten gearbeitet. Celonis Process Mining soll so zukünftig auch bei der Kommunikation mit dem MSB zum Einsatz kommen. Die heute manuelle und kleinteilige wöchentliche Planung von Touren und die Bestimmung der bereits abgelesenen Anlagen vom Dienstleister wird sukzessive optimiert.

Heute sind bereits Vorbereitung als auch Auswertung der Ablesetouren automatisiert. Weil Berichte tagesaktuell in Celonis abgebildet werden, lassen sich Fehler schneller und genauer identifizieren und die Ursachen feststellen. Früher hatte man sich an Einzelfällen orientiert – jetzt werden Muster erkannt und strukturelle Fehlerquellen behoben. Im nächsten Schritt soll auch die Planung der Touren auf einer durch Process Mining generierten Logik beruhen – und diese Logik entscheidet dann automatisiert, wann der Dienstleister zu einer bestimmten Anlage muss. In der zweiten Instanz kann die ENERVIE Gruppe dann nachvollziehen, ob sich der Dienstleister an die Vorgaben gehalten hat.

Für ENERVIE ist das ein großer Schritt im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie. "Wir sind längst nicht mehr nur mit der klassischen Darstellung der Prozesse beschäftigt, sondern haben eine saubere Datengrundlage und können einen völlig neuen Nutzen aus SAP ziehen,” so Nacke. "Process Mining verfließt hier mit Business Intelligence.” Gleichzeitig sind an vielen Stellen weitere Analysen notwendig.

"Ein Process Mining Projekt ist nicht nach wenigen Monaten abgeschlossen,” weiß Pohl aus Erfahrung. "Wir arbeiten gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum der ENERVIE kontinuierlich an einer Weiterentwicklung und Optimierung.” Auch wenn die Value Creation Phase bereits in vollem Gange ist, bindet Processand gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum und den Fachbereichen weiterhin neue, kleinere Anwendungsfälle an. Sie sind meist auf die Grundproblematik der fehlenden Abrechnungen zurückzuführen – und ergeben Schritt für Schritt ein transparentes Gesamtbild des komplexen M2C-Prozesses.

Dass die ENERVIE Gruppe ausgerechnet diesen Prozess so erfolgreich analysiert, optimiert und teilweise automatisieren konnte, liegt nicht nur an der bahnbrechenden Process Mining-Technologie von Celonis, sondern vor allem an der guten Zusammenarbeit der wichtigsten Akteure. Auch Carsten Halbe, Abteilungsleiter Netzwirtschaft bei ENERVIE Vernetzt, zieht ein positives Fazit: "Wir haben die richtige Kombination geschaffen aus den Experten bei Processand, sehr erfahrenen Kollegen aus den Fachbereichen und dem Kompetenzzentrum, das die Schnittstellen koordiniert und kommuniziert. Am Ende funktioniert das System nur dann gut, wenn alle Beteiligten auch den Ergebnissen der Analyse vertrauen.“

Die erfolgreichen Projekte im Einkauf und im M2C-Prozess gelten nun als Vorbild für weitere Digitalisierungsprojekte innerhalb der ENERVIE Gruppe. Seit August 2021 werden im assoziierten Vertrieb, beim Energieanbieter Mark-E, Kernprozesse unter die Lupe genommen. Perspektivisch sollen Reporting und Vertriebsabrechnung in Celonis abgebildet und optimiert werden. Auch hier unterstützt Processand als starker Partner bei der Implementierung und anschließenden Prozessoptimierung. Zusätzlich wurde mit dem Kompetenzzentrum eine interne, unabhängige Instanz geschaffen, die den Fachbereichen zur Seite steht und die digitale Transformation vorantreibt. "Es ist schon einmalig, dass man bei einem mittelständischen Energieunternehmen eine solche Einheit hat, die die digitale Transformation vorantreibt,” meint auch Steffen Pohl. "Man merkt, welche Erfolge erzielt werden können, wenn die Digitalisierung wirklich ernst genommen wird.” Leuchtturmprojekte wie diese machen den Unterenehmensverbund der ENERVIE Gruppe auch über die Energiewirtschaft hinaus zum Pionier der Digitalisierung.

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