ENERVIE

Die ENERVIE - Südwestfalen Energie und Wasser AG ist der Unternehmensverbund der Mark-E Aktiengesellschaft, der Stadtwerke Lüdenscheid GmbH und der ENERVIE Vernetzt GmbH im südlichen Nordrhein-Westfalen. Für die Versorgung der rund 400.000 Kunden und Energiehandelspartner liefert die ENERVIE Gruppe Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser. Damit gehört die ENERVIE zu den größten unabhängigen Energiedienstleistern mit Eigenerzeugung in Nordrhein-Westfalen und steht auch bundesweit für effiziente Energielösungen.

Klimawandel, Energiewende, Regularien – die Energiebranche steht vor großen Herausforderungen. Gleichzeitig zwingt die digitale Transformation Versorgungsunternehmen, neue Wege zu gehen. Das weiß auch die ENERVIE Gruppe mit Sitz in Hagen. Der Energiedienstleister versorgt rund 400.000 Kunden und Handelspartner mit Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser. Einkaufsleiter Roland Gertz treibt den digitalen Wandel im Unternehmen voran: "Wir wissen, dass wir dem Thema nicht ausweichen können – also wollen wir uns an die Spitze setzen.“

Ein wichtiger Teil der Digitalstrategie: Der Einsatz von Celonis Process Mining. Diese analytische Technologie führt alle digitalen Prozessspuren zusammen und visualisiert IST-Prozesse. Unternehmen erhalten eine objektive, datengesteuerte Transparenz über ihre Prozesse. Alle relevanten Daten sind bereits als sogenannte Ereignisprotokolle in den Informationssystemen vorhanden – sie müssen nur genutzt werden. Wo sind hohe Aufwände, wo viele Ressourcen gebunden, wo lassen sich Potenziale heben? Das alles kann Gertz nun auf einen Blick sehen. Klassische Massendaten, Business Intelligence-Lösungen und SAP-Reportings lieferten nicht den gewünschten Mehrwert.

„Ich wollte wissen, wie es bei uns wirklich läuft“, berichtet Gertz. "Und jetzt finde ich sogar Dinge, die ich gar nicht gesucht habe.“ Was als reines Technologieprojekt begann, bietet heute einen echten Mehrwert für das Business. Das nächste Ziel ist die Automatisierung von Prozessen, die Visulisierung des IST-Zustandes ist nur die Grundlage: "Mit Processand und Celonis können wir in den zweiten Gang schalten.“

Dafür braucht es einen starken Implementierungspartner, den ENERVIE mit Processand gefunden hat. Daniel Bucher, Lead Consultant und Projektleiter bei Processand, kombinierte Prozess-, Branchen- und SAP-Wissen. Die Data Scientists Nicolas Möller und Oksana Kostiuk übernahmen den technischen Part.

Über ein Remote Funktion Call (RFC)-Modul wurde eine Schnittstelle zwischen SAP und der Celonis Cloud geschaffen, so dass Daten laufend übertragen werden können. Auf dieser Basis implementierte Processand eigene Algorithmen und Prozesscodes. So wurden Geschäftsprozesse aus dem Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung dargestellt und konkrete Use Cases realisiert. Projektstart war im September 2020, bereits drei Wochen später erfolgte die erste Live-Demo der Prozesse auf Basis der IST-Daten. Statt der üblicherweise zwölf bis 16 Wochen war das Projekt schon nach elf Wochen final abgeschlossen – eine beeindruckende Schnelligkeit, die nur durch viel Knowhow und schnelle Feedbackbackzyklen auf beiden Seiten möglich war.

“Die Zusammenarbeit mit Processand verlief immer ruhig, verbindlich und flexibel“, erinnert sich Gertz. “Das Projektteam war sehr erfahren und kannte sich extrem gut mit kaufmännischen Prozessen aus.“

"Wir kennen die typischen Stolpersteine bei Energieversorgern und haben unsere Erfahrungen eingebracht“, erklärt Bucher. “Es war wichtig, dass wir nicht zu technisch einsteigen, sondern konkret auf die Herausforderungen im Business eingehen.“

Diese Herangehensweise zahlte sich aus. Während des Projektverlaufs ergaben sich neue Fragestellungen, auf die man gemeinsam flexibel reagieren konnte. So lag der Fokus zunächst auf dem Einkaufsprozess. Schnell stellte das Projektteam um Gertz und Bucher aber fest, dass das große Ganze sich nur erschließt, wenn man auch die Prozesse im Bereich der Kreditorenbuchhaltung mit einbezieht.

Dieser Schritt brachte eine enorme prozessuale Transparenz mit sich – nicht nur über Änderungsaktivitäten und Durchlaufzeiten, sondern auch zu typischen Themen wie Maverick Buying. Früher einer der Schmerzpunkte bei Gertz und seinem Team, wird heute mithilfe von Process Mining auf einen Blick deutlich, wenn Fachabteilungen eigenmächtig Bestellungen aufgeben, ohne den Einkauf einzubeziehen. Außerdem können Komplikationen durch abweichende Zahlungsbedingungen eingedämmt werden. Üblicherweise gibt es mit Lieferanten Rahmenverträge – und doch werden immer wieder Bestellungen mit Konditionen ausgelöst, die jetzt basierend auf fehlerhaften Materialstammdaten und unsorgfältiger Datenpflege rasch identifiziert werden können. "Im Einkauf verbringen die Leute 40 Prozent ihrer Zeit mit Prozessen, bei denen irgendetwas nicht stimmt“, sagt Gertz. "Wenn wir das halbieren können, bin ich mehr als zufrieden.“

Ein Beispiel dafür, wie Process Mining hilft, interne Silos abzubauen und ein Abteilungsdenken zu überwinden. Durch daten- und faktenbasierte Einblicke können die richtigen Maßnahmen für den Gesamterfolg des Unternehmens getroffen werden. Beispielsweise werden heute dank des interdisziplinären Ansatzes Maßnahmen im Einkauf umgesetzt, die wiederum zu einer Prozessoptimierung in der Buchhaltung führen.

"Wir sparen uns viele Abstimmungen und Arbeitsschritte, weil man alles selbst auf einen Blick sehen kann“, freut sich Gertz. Eine intelligente Suchfunktion nimmt dem Nutzer viel Arbeit ab, IST-Daten können tagesaktuell ausgewertet werden. Was früher mehrere Tage gedauert hat, ist jetzt per Mausklick auf einem Dashboard zu sehen. Kern jeder Process Mining Initiative ist es, Optimierungspotentiale zu identifizieren. So hat ENERVIE gemeinsam mit Processand einen dedizierten Skontomonitor entwickelt. "Wir haben uns angesehen, was effektiv an Skonto realisiert wurde und was dabei verloren gegangen ist“, berichtet Daniel Bucher. "Daraus haben wir dann KPIs gebaut.“

Skontopotenziale liegen gelassen wurden. Im nächsten Schritt sollen smarte Signale zur Skontorettung implementiert werden, um Erträge langfristig abzusichern.

ENERVIE setzt weiter auf das Thema Process Mining und rückt einen der Kernprozesse der Energiewirtschaft in den Fokus: den Meter-to-Cash (M2C)-Prozess vom Ablesen des Zählerstandes beim Endkunden über die Validierung und Rechnungstellung bei ENERVIE bis hin zum Geldeingang. Auch hier soll Transparenz geschaffen werden, um Optimierungspotenziale abzuleiten.

Im nächsten Schritt will Gertz die Action Engine implementieren, einen intelligenten Prozessassistenten, der kontinuierlich Daten analysiert und daraus Verbesserungspotenziale ableitet. Der Nutzer erhält konkrete Maßnahmen, die den Prozess wieder auf Kurs bringen können. "Die Action Engine wird für uns ein wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung werden“, ist sich Gertz sicher. Er will die Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft unterstützen und beispielsweise Transaktionen automatisiert durchführen. Sein Ziel ist es, unnötige Workflows zu vermeiden – die aktuell 10.500 Workflows will er auf 3.000 reduzieren.

Der Einsatz von Process Mining und die Zusammenarbeit mit Processand brachten bei ENERVIE einen Stein ins Rollen. Nicolas Möller ist begeistert: "ir sind mit einer kleinen Initiative im Einkaufsprozess gestartet, die jetzt über das ganze Unternehmen hinweg Früchte trägt. Wir freuen uns zu sehen, wie ENERVIE das Thema intern weiter vorantreibt.“ Dabei unterstützt das eigens geschaffene Centre of Competence mit einem Team aus erfahrenen Mitarbeitern, Studenten und Fachabteilungen mit Nähe zum Tagesgeschäft. Ein agiles Projektmanagement, offenes Mindset und das Vertrauen der Führungskräfte helfen dabei, neue Wege zu gehen. 

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